Xuất hóa đơn điện tử

Mục đích

Khách cần hóa đơn thì xuất ngay từ đơn hoặc bill, không phải nhập tay trên cổng nhà cung cấp. Phần mềm tự dựng dòng hàng, tách thuế và gửi sang nhà cung cấp.

Trước khi làm

• Đã đăng ký dùng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và ký hợp đồng với nhà cung cấp hiện hỗ trợ (Viettel S-Invoice). Cần có chữ ký số.
• Tài khoản và mật khẩu tích hợp API do nhà cung cấp cấp (thường tên đăng nhập là mã số thuế).
• Mã số thuế, tên đăng ký thuế, mẫu số và ký hiệu đúng như đã đăng ký.
• Đã hỏi kế toán về thuế suất tiền sân, đồ uống, dịch vụ. Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng mỗi năm có thể phải dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Chủ sân (hoặc người có quyền Cấu hình hóa đơn điện tử) mới cấu hình được. Quản lý và Thu ngân mặc định có quyền Xuất hóa đơn điện tử.
• Tính năng Hóa đơn điện tử có trong gói của bạn (xem mục Gói dịch vụ).

Các bước

1. 1Mở mục Hóa đơn điện tử, chuyển sang thẻ Cấu hình.
2. 2Tích Bật xuất hóa đơn điện tử. Chọn Nhà cung cấp và Loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT (mẫu 1, khấu trừ thuế) hoặc Hóa đơn bán hàng (mẫu 2, hộ kinh doanh, trực tiếp).
3. 3Chọn Viettel S-Invoice thì nhập Tài khoản API Viettel và Mật khẩu API. Mật khẩu chỉ lưu, không hiển thị lại.
4. 4Nhập Mã số thuế người bán, Tên người bán (theo đăng ký thuế) và Địa chỉ người bán. Để trống địa chỉ thì hóa đơn ghi địa chỉ của cơ sở nơi bán.
5. 5Nhập Mẫu số (ví dụ 1/001) và Ký hiệu 6 ký tự (ví dụ C26MAA), đúng như đã đăng ký với nhà cung cấp.
6. 6Ở mục Thuế suất, chọn thuế suất cho Tiền sân, vé sự kiện và cho Hàng hóa, dịch vụ chưa có nhóm.
7. 7Ở mục Gán loại dịch vụ cho mặt hàng, chọn các mặt hàng, nhập nhóm (ví dụ Đồ uống, Dịch vụ) rồi bấm Gán cho n mặt hàng. Sau đó đặt thuế suất cho từng nhóm ở mục Thuế suất.
8. 8Bấm Lưu cấu hình.
9. 9Phát hành thử một hóa đơn nhỏ: mở một đơn trong Lịch sân hoặc một bill trong Bán hàng, bấm Hóa đơn điện tử.
10. 10Bấm Tạo bản nháp (muốn ghi thông tin khách thì bấm Nhập người mua trước). Kiểm tra các dòng hàng và tổng tiền, rồi bấm Phát hành.
11. 11Hóa đơn chuyển sang Đã phát hành. Bấm Tải PDF để lấy bản thể hiện. Trang Hóa đơn điện tử liệt kê mọi hóa đơn và có bộ lọc Trạng thái.

Nhập người mua

Chọn Cá nhân hoặc Công ty, đơn vị. Công ty cần Tên đơn vị và Mã số thuế. Khách không lấy hóa đơn thì để trống Họ tên, hóa đơn ghi Khách lẻ. Điền Email nhận hóa đơn nếu muốn nhà cung cấp gửi cho khách.

Các trạng thái hóa đơn

Bản nháp: chưa gửi. Đang chờ gửi: chưa kết nối được nhà cung cấp, hệ thống tự thử lại sau ít phút, bạn có thể bấm Gửi ngay. Đã phát hành: hoàn tất. Lỗi: có dòng lý do màu đỏ, sửa rồi bấm Phát hành lại, hoặc bấm Tra cứu để đối chiếu với nhà cung cấp. Đã hủy: có thể bấm Tạo hóa đơn mới cho đơn đó.

Hủy hóa đơn

Chỉ Chủ sân hoặc người có quyền Cấu hình hóa đơn điện tử thấy nút Hủy hóa đơn. Nhập Lý do hủy hóa đơn rồi xác nhận. Hóa đơn đã gửi cơ quan thuế thì phải hủy đúng quy định.

Cách tách thuế trên hóa đơn

Giá trên hệ thống đã gồm thuế, nên phần mềm tách ra thuế GTGT từ thành tiền. Tiền sân nhiều buổi gộp thành một dòng. Giảm giá của đơn được chia theo tỷ lệ cho từng dòng, tổng hóa đơn luôn bằng tổng đơn. Hóa đơn bán hàng (mẫu 2) ghi mọi dòng là Không chịu thuế, không tách GTGT.

Mẹo

• Thử trước bằng nhà cung cấp Giả lập (thử nghiệm, không có giá trị). Bản PDF ghi rõ là bản thử, không có giá trị pháp lý.
• Phát hành xong mới sửa giá thì không cập nhật được vào hóa đơn. Sửa đơn trước, xuất hóa đơn sau.
• Gán Loại dịch vụ cho mặt hàng ngay khi nhập kho để hóa đơn đúng thuế suất ngay từ đầu.
• Hóa đơn sai sót đã gửi thuế thường xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế ở cổng nhà cung cấp, sau đó bấm Tra cứu để đồng bộ trạng thái.

Câu hỏi thường gặp

Không thấy nút Hóa đơn điện tử trên đơn?

Bạn chưa có quyền Xuất hóa đơn điện tử, hoặc đơn chưa đủ điều kiện (ví dụ đơn đã hủy). Nhờ chủ sân bật quyền ở mục Nhân viên.

Báo Tổ chức chưa bật hóa đơn điện tử?

Chủ sân vào mục Hóa đơn điện tử, thẻ Cấu hình, tích Bật xuất hóa đơn điện tử và lưu. Người không có quyền cấu hình thì nhờ chủ sân làm.

Hóa đơn xếp Đang chờ gửi mãi?

Hệ thống thử lại tự động nhiều lần rồi mới báo Lỗi. Bạn có thể bấm Gửi ngay hoặc Tra cứu. Nếu vẫn lỗi, kiểm tra tài khoản API và ký hiệu với nhà cung cấp.

Có gửi email hóa đơn cho khách không?

Phần mềm không tự gửi. Nếu bạn nhập Email nhận hóa đơn và bật gửi email ở cổng nhà cung cấp thì nhà cung cấp gửi. Bạn cũng tải PDF gửi tay.

Đơn định kỳ cả tháng xuất thế nào?

Xuất một hóa đơn cho cả đơn. Chưa tách theo từng kỳ.